Afin de vous donner une idée plus juste et précise du métier de secrétaire, Exemples de CV est allé à la rencontre de Christine M.

Comment êtes-vous devenue secrétaire ?

Je venais de quitter le domicile de mes parents et il me fallait un emploi rémunéré rapidement : j'ai donc pris la première formation courte et rémunérée que j'ai trouvée !

Racontez-nous la journée typique d'une secrétaire :

8h00 : on réveille l'ordinateur qui a quelquefois plus de mal que nous à sortir de sa torpeur... et déjà le téléphone sonne et on va répondre à un tas d'appels tout au long de la journée.

Puis on a toujours des dossiers et des documents à traiter : appel d'interlocuteurs pour finaliser des dossiers, de collaborateurs pour mettre en place des réunions, de tiers pour organiser des réceptions ou autres... Il faut attraper les gens avant qu'ils ne partent en réunion, sur le terrain, au travail, etc.

Frappe de courriers, expédition une fois signés par qui de droit, distribution des copies aux personnes en charge des dossiers ou classement dans lesdits dossiers... puis ouverture du courrier arrivé quand le facteur est passé : en général on l'enregistre sur un logiciel quelconque, on le met au visa du directeur après quoi on le distribue. On peut en traiter une partie selon ses fonctions et son niveau de responsabilités.

Grosso modo ce sont les tâches qu'accomplit une secrétaire tous les jours, tout cela ponctué d'accueil physique de personnes qu'il faut renseigner ou orienter vers les interlocuteurs adéquats, de collaobrateurs qui nous sollicitent pour toute sortes de choses (courrier urgent, filon pour un bon restau, prise de rendez-vous, réservation de salle de réunion, recherche de document urgent, recherche d'interlocuteurs, etc.), sans oublier les pauses café et assez souvent les demandes pour faire et servir le café aux personnes lors de réunions.

Quelles études avez-vous faites pour devenir secrétaire ?

Pour moi un bac littéraire puis une formation en 9 mois à l'AFPA (Association pour la Formation Professionnelle des Adultes), mais il existe les bacs pro secrétariat ou les BTS assistante de direction.

Que conseilleriez-vous aux jeunes qui veulent devenir secrétaire ?

C'est un travail qui demande d'être très organisée, rigoureuse, discrète. Il faut avoir une aisance relationnelle et savoir être disponible. Les secrétaires sont sans arrêt sollicitées sur des sujets différents et dérangées dans leur travail, il faut savoir gérer ça. Quand on est en relation avec du public (clients ou autres) il faut savoir ne pas le prendre pour soi quand on se fait engueuler (on est en première ligne).

Une anecdote à partager ?

2/3 jours avant Noël, on s'amusait tous au boulot avec un jeu sur nos ordinateurs qui s'appelait le lancer du Père Noël : il fallait le lancer le plus loin possible et au café on comparait nos scores... Je tournais le dos à l'entrée du bureau et les gens qui arrivaient avaient donc une vue directe sur ce que je faisais... L'usager le plus pénible de l'époque, un vieux monsieur, est arrivé derrière moi en grognant et pestant... J'ai aussitôt réduit l'application, en retenant mon souffle et mon envie de rire comme mes deux collègues présentes dans le bureau... Mais le jeu du lancer du Père Noël était accompagné d'une musique dont je te laisse imaginer le style et qui continuait joyeusement et allègrement pendant que le vieux monsieur me crachotait dessus pour me faire part de sa réclamation : 5 minutes d'une envie d'éclater de rire pas possible en étant obligée de garder mon sérieux : dur dur !!! En fait le papi était aussi apparement à moitié sourd !

Revenir à la fiche métier Secrétaire.